Zaaranżowanie biura to duże wyzwanie. Trzeba stworzyć przestrzeń, przyjazną pracownikom i potencjalnym gościom. Miejsce pracy musi być komfortowe i ergonomiczne, a jednocześnie estetycznie urządzone. Duże znaczenie w biurowej przestrzeni mają meble – szczególnie te do przechowywania poufnych dokumentów. Wyjaśniamy, jak krok po kroku urządzić funkcjonalne biuro.
Zaprojektuj układ biura
Pierwszym krokiem jest zaprojektowanie układu biura. Jeżeli nie czujesz się na siłach, to koniecznie skorzystaj z pomocy architekta wnętrz. Warto jednak, abyś czuwał nad procesem projektowania biura, ponieważ sam najlepiej znasz potrzeby firmy i pracowników.
Właściwie zaprojektowane biuro umożliwia efektywną pracę, wspiera kreatywność i wydajność pracowników, a także pozwala w odpowiedni sposób archiwizować i chronić dokumenty. Wiele zależy od wielkości pomieszczenia lub przestrzeni, jaką dysponujesz. Warto podzielić biuro na strefy – szczególnie jeśli planujesz przyjmować gości (klientów czy kontrahentów).
Każdy pracownik powinien mieć również swoją przestrzeń, by móc spokojnie wykonywać obowiązki. Należy wziąć pod uwagę tryb pracy – czy pracownicy mają oddelegowane zadania, czy też często pracują w grupie. Na pewno w każdym z tych przypadków sprawdzą się elektrycznie regulowane biurka.
Musisz przemyśleć, gdzie umieścisz stanowiska pracy, a gdzie kącik służący przyjmowaniu gości. W biurze warto także znaleźć miejsce na szafkę, gdzie stanie ekspres do kawy czy dystrybutor do wody.
Konieczne będzie właściwe rozmieszczenie mebli – przede wszystkim szaf na dokumenty.
Gdzie ustawić szafę na poufne dokumenty?
Bardzo ważnym meblem w każdej firmie jest szafa na dokumenty niejawne (znajdziesz ją tu: wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-na-dokumenty/szafy-na-dokumenty-niejawne-klasa-a). Taką szafę musisz umieścić w pomieszczeniu, do którego nie mają wstępu osoby nieupoważnione. Mimo wszystko lepiej, aby nie stała przy drzwiach lub w ciągach komunikacyjnych. Taka szafa powinna być ustawiona w specjalnie wyznaczonym obszarze biura – tak, aby miały do niej dostęp osoby upoważnione. Może to być miejsce pod ścianą, nieopodal biurka pracownika, który zajmuje się dokumentacją w firmie.
Szafa na dokumenty niejawne – jak wybrać odpowiednią?
Dobór szaf na dokumenty jest niezwykle istotny. Bezpieczeństwo danych oraz poufnych informacji to filar prawidłowego funkcjonowania firmy. Najlepiej wybrać solidną szafę na akta w klasie A. Taki mebel posłuży do przechowywania niejawnych dokumentów, ale także ważnych pieczątek, sprzętu firmowego czy innych przedmiotów, wymagających ochrony.
Szafę należy dobrać do własnych potrzeb (ilości dokumentów do przechowywania), jak i metrażu pomieszczenia. Do wyboru masz kilka wariantów – szafy o szerokości: 500, 700, 900, 1000 i 1200 mm.
Są to szafy metalowe, które wyróżniają się wzmocnioną konstrukcją. Ponadto wyposażone są w stalowe drzwi (z zamkiem klasy A) o zwiększonej odporności na włamanie. Mają solidne ryglowanie, a często również osobną skrytkę, zamykaną dodatkowym zamkiem. Jest to rozwiązanie, dzięki któremu możesz być spokojny o bezpieczeństwo nawet najbardziej poufnych firmowych dokumentów.
Meble biurowe – w co jeszcze wyposażyć biuro?
Meble biurowe to podstawowe elementy wyposażenia. Poza wspomnianą szafą na dokumenty, dostępne są także pancerne szafy na dokumenty niejawne z klauzulą „Tajne” wg MON. Musisz się więc zastanowić, jakich dokładnie szaf będziesz potrzebował w swoim biurze.
Regulowane biurko
Kolejna kwestia to wyposażenie stanowisk pracy. Postaw na nowoczesne biurka z elektrycznym mechanizmem do regulacji wysokości. Specjaliści wskazują na zalety pracy zmiennej – stojącej i siedzącej. Regulowane biurko można dowolnie podnosić i opuszczać, co pozwala na dostosowanie wysokości do aktualnych potrzeb. Jest to dobre rozwiązanie również wtedy, gdy z jednego biurka korzysta kilkoro pracowników. Wysokość biurka trzeba bowiem dopasować do postury użytkownika, aby korzystanie z mebla było komfortowe i bezpieczne dla kręgosłupa.
Ergonomiczne krzesła
Równie ważne są krzesła biurowe. Wybierz ergonomiczne fotele dla swoich pracowników. Powinny mieć wyprofilowane oparcie, dopasowane do naturalnych krzywizn kręgosłupa. Dużym atutem są także podłokietniki. Na rynku dostępne są też innowacyjne rozwiązania, takie jak stołek balansujący czy krzesło siodłowe. Możesz rozważyć tę opcję, jeżeli twoi pracownicy rzeczywiście wykonują większość obowiązków przy komputerze. Są to meble, które wymuszają utrzymanie prawidłowej pozycji podczas siedzenia, a jednocześnie umożliwiają pozostawanie w ruchu. Wszystko to ma wpływ na wydajność pracowników.
Akustyka
Kolejna kwestia to akustyka. Jest to ważne, jeżeli w jednym biurze pracuje kilkoro pracowników. Zadania wymagające skupienia łatwiej wykonać we względnej ciszy. Możesz postawić ścianki akustyczne, które wygłuszają stanowiska pracy, a dodatkowo w naturalny sposób stworzą strefy w biurze.
Oświetlenie
Ważne jest również dobre oświetlenie. Sprawdzą się lampy sufitowe o zimnej lub neutralnej barwie. Takie rozwiązanie sprzyja skupieniu. Lepiej jednak zdecydować się na barwę neutralną, która jest nieco bardziej przyjazna.