Księgowość „towarzyszy” wszystkim przedsiębiorcom – w przypadku niektórych podmiotów będzie to podstawowy wymiar księgowy, jednak w dużych firmach, przedsiębiorstwach i instytucjach, księgowość to osobne działy, które dbają o to, by wszystkie sprawy księgowe były załatwione zgodnie z prawem, na czas i z korzyścią dla firmy.
Księgowość można prowadzić samodzielnie (działalność jednoosobowa), zatrudniając księgową w firmie (małe firmy), powołując do życia specjalny dział księgowości i kadry (duże firmy i instytucje) lub zlecając obsługę kadrowo-księgową na zewnątrz.
Co jest najlepszym rozwiązaniem i dlaczego?
Ostatni scenariusz cieszy się obecnie największą popularnością. Zlecanie obsługi księgowej zewnętrznej wykwalifikowanej firmie, funkcjonuje pod określeniem outsourcingu księgowego. Sam outsourcing z definicji, to powierzanie czegoś podmiotom zewnętrznym.
Z roku na rok usługa outsourcingu księgowego cieszy się coraz większym zainteresowaniem.
Trudno dziwić się takiemu trendowi – outsourcing księgowy to niemal same zalety. Choć powierzanie księgowości firmy, a tym samym także niektórych jej tajemnic, wciąż budzi pewne obawy i wątpliwości, na szali plusów i minusów zdecydowanie górę biorą te pierwsze.
Jakie? Poznajmy je!
Po pierwsze: realne obniżenie kosztów księgowości
Jednym z najczęstszych argumentów, które pojawiają się w kontekście zlecania usług na zewnątrz jest obawa o zbyt wysokie koszty. W przypadku outsourcingu księgowości taką obawę możemy z marszu odrzucić – księgowość zewnętrzna będzie w 99,9% tańsza, niż prowadzenie jej we własnej firmie.
W zależności od oferty biura rachunkowego oraz od rozmiaru firmy, zlecenie księgowości na zewnątrz paradoksalnie może przynieść oszczędności, w wysokości od 20% do nawet 50%! Odpada bowiem koszt zatrudniania księgowego (księgowych) i utrzymania związanych z tym miejsc pracy.
Pensje, premie, składki, zakup odpowiedniego sprzętu i oprogramowania, a także szkoleń, abonamentów licencyjnych etc – wszystkie te koszty, w przypadku zlecenia księgowości na zewnątrz zostają na Państwa koncie firmowym. Jeżeli wynajmujesz poszczególne pomieszczenia i jedno z nich zajmuje dział księgowości, zlecenie tej pracy firmie zewnętrznej pozwoli ci również zaoszczędzić koszt wynajmu biura.
Zlecenie outsourcingu księgowości na zewnątrz jest pod tym względem niesamowicie wygodne – jedyne opłaty, to wynagrodzenie dla biura księgowego, na barkach którego spoczywa również odpowiedzialność za prowadzenie księgowości. Możemy więc mówić o podwójnych korzyściach.
Po drugie: wiedza i doświadczenie
Biura rachunkowe oferujące usługę outsourcingu księgowego to z reguły duże firmy, zrzeszające w obrębie jednego oddziału wielu specjalistów. Na pokładzie dobrego biura księgowego znajdą się nie tylko księgowi, ale i specjaliści od kadr i płac, procesów biznesowych, BH-powcy, prawnicy, specjaliści ds. ochrony danych osobowych etc.
Na taki zespół mogą sobie pozwolić tylko duże firmy (korporacje) oraz firmy specjalizujące się w oferowaniu właśnie takich usług.
Wiedza jest kluczowym czynnikiem, jeśli chodzi o skuteczność i bezpieczeństwo świadczonych usług. Warto dodać, że przepisy księgowe i kadrowe w Polsce zmieniają się stosunkowo często a ostatnio bardzo często.
Księgowi muszą więc na bieżąco dokształcać się i podnosić kwalifikacje. Niestety nie każdą firmę stać na specjalistyczne szkolenia dla księgowych – wielu firmowych księgowych musi dokształcać się we własnym zakresie.
Powierzenie obsługi księgowej zewnętrznej firmie, to gwarancja tego, że kadra takiego biura rachunkowego jest zawsze „na czasie” – staje rozwija kompetencje, aktualizuje wiedzę, wie o zapowiadanych zmianach zdecydowanie wcześniej, niż chwilę przed ich wejściem w życie.
Ogromnym atutem biura rachunkowego oferującego outsourcing księgowy jest również fakt, iż dzięki pracy z różnymi klientami z wielu branż, jego pracownicy posiadają rozległe i zróżnicowane doświadczenie, co obfituje unikatowym know how. Pozwala to takim księgowym przypisać status kreatywnego księgowego.
Nie jest to w żadnym wypadku określenie pejoratywne, wręcz przeciwnie – oznacza księgowego, który znajdzie bezpieczną lukę i rozwiązanie tam, gdzie 99% pozostałych urzędników jej nie znajdzie.
Po trzecie: odpowiedzialność karna
Powierzenie obsługi kadrowo-księgowej w dużej mierze chroni przed błędami księgowymi, a co za tym idzie – negatywnymi ich konsekwencjami. Firma oferująca kompleksową obsługę księgową przejmuje na siebie zdecydowaną większość ryzyka wynikającego z realizowanych usług.
To biuro rachunkowe ponosi konsekwencje niezgodności dokumentów z przepisami prawa czy niedostarczenia odpowiednich dokumentów na czas.
Prowadzenie księgowości przez profesjonalne biuro rachunkowe to Twoja gwarancja bezpieczeństwa i dobrze wykonanej pracy. Nie musisz pamiętać o terminach, nie musisz samodzielnie rozliczać podatków, wyliczać wypłat dla pracowników czy martwić się o księgowanie wpłat – to wszystko zrobi za Ciebie księgowa (lub księgowy) w biurze rachunkowym (oczywiście w ramach zakresu usług wynikających z umowy między Państwem a biurem rachunkowym).
Takie przekazanie odpowiedzialności to ogromny spadochron bezpieczeństwa dla Ciebie i Twojej firmy !
Po czwarte: Kontrole urzędników Państwowych odbywają się w placówce biura rachunkowego
Kontrole urzędów takich jak ZUS, Urząd Skarbowy, PIP, czy innych to zazwyczaj ogromna doza niepewności i nerwów. Już sam list polecony od którejś z powyższych instutucji wywołuje u wielu ciarki na plecach tych, również tych którzy starają się rozliczać bardzo solidnie i pilnować innych formalności.
Nic dziwnego bo czerwone “groźne” pieczątki, paragrafy, niezrozumiały “bełkot” prawniczy oraz samo brzmienie słowa “kontrola” zalewają przedsiębiorcę falą niepewności. O co im chodzi ?, dlaczego? , co nie tak zrobiłem?, itd.. Każdy mógłby się poczuć niepewnie…
Współpraca z biurem księgowym zdejmuje z nas to zagrożenie gdyż możemy czuć się bezpiecznie.
Po pierwsze dlatego o czym wspomnieliśmy wcześniej, czyli dobra firma księgowa powinna być odpowiedzialna za swoją pracę oraz ubezpieczona od następstw ewentualnych błędów.
Mało tego bo w przypadku dobrej firmy księgowej, kontrole odbywają się w siedzibie firmy księgowej. Czyli nie dysharmonizują Państwa pracy, nie wprowadzają do firmy poczucia zagrożenie, itd. Pozwalają Państwu spokojnie pracować nad rozwojem własnego biznesu bo wszelkie formalności w zakresie kontroli odbywają się gdzie indziej.
Dobra firma księgowa nawykła do czytania takiej korespondencji, przyjmowania urzędników w takich sprawach, procedowania takich kontroli by kończyły się korzystnie dla jej klienta. Po prostu, doskonale wie co z “tym” dalej robić…
Po piąte: interdyscyplinarny wymiar pracy
Biura rachunkowe oferujące outsourcing księgowy specjalizują się w kompleksowej obsłudze. Co to oznacza? Że dzięki posiadanemu zapleczu są w stanie zająć się nie tylko
Twoją księgowością. Zajmą się również wieloma innymi kwestiami pozornie niezwiązanymi z księgowością – podpowiedzą skąd czerpać dotacje, wskażą ciekawe rozwiązania optymalizacyjne, ostrzegą o zmianach w prawie.
Podsumowując – outsourcing księgowy i zlecenie obsługi księgowej na zewnątrz firmy, to w zasadzie najlepsze co możesz dla niej zrobić. Decydując się na taki krok oszczędzasz czas, pieniądze i nerwy. Warto !!!
Chcesz sprawdzić co TWOJEJ firmie może zaoferować Biuro Rachunkowe GRIMP w Zielonej Górze ? Zadzwoń, napisz, umów się na niezobowiązujące spotkanie, a my udowodnimy Ci jak wiele możesz ZYSKAĆ !!!
