Własna działalność gospodarcza oznacza większy stopień wolności dla osoby ją prowadzącej, ponieważ umożliwia jej podejmowanie decyzji według własnego tempa i z samodzielnym wyborem odpowiednich metod osiągnięcia założonych celów. Rejestracja firmy nie jest jednak dla wielu początkujących przedsiębiorców łatwa, co wynika z rzędu przepisów prawnych i nieraz skomplikowanych zasad. W tym artykule opisujemy więc, jakie czynności należy wykonać, aby założyć swoje przedsiębiorstwo.
Czy rejestracja firmy jest obligatoryjna?
Przepisem na udany interes jest kreatywność przyszłego przedsiębiorcy, dlatego jeśli dopracował on już swój plan biznesowy, musi przejść do wdrażania go poprzez rejestrację firmy. Nasuwa się więc pytanie, czy jest to czynność obowiązkowa w każdym przypadku.
Większość sytuacji, w których podmiot zakłada działalność, wymaga rejestracji jej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEIDG. Wyjątkiem są przypadki, kiedy wiemy, że dana działalność przyniesie nam tylko drobny zysk. Jesteśmy więc zwolnieni z obowiązku rejestracji firmy, jeśli:
- Nasz przychód z działalności nie jest wyższy niż 50% płacy minimalnej w każdym miesiącu prowadzenia działalności.
- Pozostajemy osobą fizyczną.
- Nie prowadzimy działań w spółce cywilnej.
- Nie wykonujemy czynności, do których niezbędne są koncesje i zezwolenia.
- Przez ostatnie 60 miesięcy nie prowadziliśmy działalności gospodarczej.
Do tego wyjątkiem jest działalność agroturystyczna prowadzona przez rolników np. rolnicza produkcja wina czy handel detaliczny rolników.
Sprawy księgowe
Rejestracja firmy wiąże się z księgowością. Już na początkowych etapach rejestracji należy przemyśleć, jaką metodę prowadzenia księgowości wybierzemy. W obecnych czasach mamy możliwość zawiązania współpracy z biurami rachunkowymi, które zdejmą z nas ciężar związany z księgowością. Tego rodzaju biura będą w naszym imieniu wypełniać i składać wnioski oraz reprezentować nas w Urzędzie Skarbowym.
Mamy kilka sposobów załatwiania spraw księgowych. Jeśli nawiążemy współpracę z biurem rachunkowym, będzie dla nas dostępna całościowa obsługa księgowa razem z asystą określonego pracownika księgowości. Taki pracownik wykonuje za nas wszystkie czynności księgowe. Warto też korzystać z pomocy programów do faktur, dzięki którym wystawimy wszystkie rodzaje potrzebnych faktur. Wspomniany program często oferuje dostęp do certyfikowanego archiwum e-fakturowego, bezpłatny CRM oraz synchronizację z portalami zajmującymi się sprzedażą online, takimi jak Allegro.
Inną formą księgowości jest księgowość online, której zaletą jest oszczędność czasu oraz wygodne poruszanie się po jej obszarze. Rozwiązaniem, o którym nie wolno zapominać, jest też fakt, że księgowość przedsiębiorca może prowadzić na własną rękę.
Polecaną księgowość online możesz sprawdzić: https://www.ifirma.pl/ksiegowosc-online
Rejestracja działalności z wnioskiem CEIDG-1
Wniosek CEIDG-1 to dokument, dzięki któremu możliwa jest rejestracja firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, co wiąże się z wpisaniem do ewidencji działalności gospodarczej oraz do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON). Złożenie wniosku pozwala także na otrzymanie NIP, który zostaje wysłany na wybrany przez przedsiębiorcę we wniosku adres mailowy.
CEIDG-1 sprawi, że informacje o naszej działalności będą ogólnie dostępne w bazie danych z przedsiębiorstwami prowadzonymi przez osoby fizyczne i zarejestrowanymi na terenie Polski. Poprzez CEIDG-1 można zarazem zyskać dostęp do podanych za darmo danych upublicznianych za sprawą Centralnej Informacji Krajowej Rejestru Sądowego (KRS). Złożenie wniosku CEIDG-1 jest również obligatoryjne, jeśli przedsiębiorca pragnie zmienić informacje o firmie, a także zawiesić, wznowić lub zlikwidować ją.
Kroki, jakie należy wykonać, aby złożyć CEIDG-1:
- zalogować się do systemu CEIDG-1, wypełnić internetowy wniosek, wydrukować go i złożyć w Urzędzie Gminy / Miasta,
- z wyłączeniem logowania: wypełnić internetowy wniosek, wydrukować go i złożyć w Urzędzie Gminy / Miasta,
- ściągnąć wniosek i dostarczyć go do Urzędu Gminy / Miasta, gdzie zostanie wykonana jego wersja elektroniczna,
- złożyć i podpisać elektronicznie wniosek na stronie CEIDG z domu albo z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP,
- Najłatwiejszym rozwiązaniem będzie elektroniczne wypełnienie wniosku.
Ważną informacją jest, że wniosek można złożyć w dowolnie wybranym Urzędzie Gminy / Miasta, ponieważ obowiązek składania go w miejscu spójnym z miejscem zamieszkania został zniesiony.
Podatnik VAT w Urzędzie Skarbowym – jak dokonać rejestracji firmy?
Istnieją sytuacje, w których przedsiębiorca jest podatnikiem VAT. W takim wypadku musi się on stawić się w Urzędzie Skarbowym i złożyć wniosek VAT-R, z pomocą którego dokona się rejestracja firmy z rozpoznaniem jego przynależności do VAT-owców. Jest to czynność, którą należy wykonać przed dniem, w którym przedsiębiorca zacznie zarabiać na działalności, czyli przed rozpoczęciem handlu towarami lub usługami określonymi jako objęte podatkiem VAT.
Instrukcja złożenia wniosku:
- pobranie wniosku VAT-R z Internetu, a następnie wypełnienie go i złożenie w Urzędzie Skarbowym,
- Istnieje opcja wysłania wniosku do urzędu pocztą.
- Wniosek jest możliwy do złożenia online z wykorzystaniem płatnego podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP, jednak tylko jeśli składamy wniosek wraz z CEIDG oraz mamy numer NIP.
Musimy mieć na uwadze, że jeśli nowy przedsiębiorca osiąga wysokie przychody albo wykonuje czynności prawne w kontekście innych podatników VAT, ma obowiązek już na poziomie inicjalnym biznesu, postarać się o tytuł czynnego podatnika podczas rejestracji. W sytuacji analogicznej są przedsiębiorcy skupiający się na imporcie towarów.
Czas oczekiwania na numery NIP i REGON
Oprócz stawiania sobie pytania, jak zarejestrować firmę, zastanawiamy się także nad czasem oczekiwania na NIP i REGON. Za NIP odpowiada Urząd Skarbowy, który nada nam numer do jednego dnia od zarejestrowania wniosku CEIDG-1.
GUS nada nam numer REGON poprzez pocztę elektroniczną w ciągu 7 dni roboczych od czasu zarejestrowania CEIDG-1.
Jak zarejestrować firmę z uwzględnieniem ZUS?
Rejestracja firmy i rejestracja w ZUS jest dwoistą materią. Osoba prowadząca działalność gospodarczą pojawia się w tym kontekście jako płatnik składek za inne osoby ubezpieczone oraz jako osoba dbająca o swoje składki ubezpieczeniowe. ZUS sam zgłasza nas jako płatnika składek po rejestracji wniosku CEIDG-1 w trakcie zakładania działalności. Jako osoba ubezpieczona musimy natomiast czasami zgłosić się do urzędu sami.
Obecne przepisy określają, że przedsiębiorca w trakcie zakładania działalności, zgłasza się:
- dobrowolnie – jako ubezpieczony
- obowiązkowo – jako płatnik składek
W momencie zgłaszania się jako ubezpieczony przedsiębiorca musi dostarczyć do urzędu gminy lub miasta deklarację ZUS ZUA, jeśli rozpatrujemy ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo ZUS ZZA, jeśli zależy nam na rejestracji do ubezpieczenia zdrowotnego.
Obowiązkowo przedsiębiorca stawia się w ZUS w ciągu 7 dni, jeśli potrzebne deklaracje nie zostaną dołączone do CEIDG-1. Możliwe jest również zgłoszenie online.
W czasie 7 dni od rozpoczęcia prowadzenia firmy, przedsiębiorca ma obowiązek złożyć wizytę w ZUS, aby dokonać wyboru określonych składek. Istnieją dwie możliwości, które determinuje źródło dochodów: ubezpieczenie zdrowotne (ZZA) lub ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (ZUA).
W przypadku, kiedy rejestrowana firma to jedyne źródło utrzymania, wypełniamy druk ZUS ZUA. Kiedy posiadamy już umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin i nie chcemy być podlegli ubezpieczeniom społecznym, wybieramy druk ZUS ZZA.
Jeżeli osoba zakładająca firmę nie prowadziła wcześniej działalności gospodarczej lub nie robiła tego w ciągu ostatnich 5 lat (również nie była wspólnikiem w żadnej spółce), przysługują jej ulgi w opłatach na ZUS. Wspomniane ulgi trwają przez pierwsze 6 miesięcy od rozpoczęcia działalności.
W pewnych przypadkach po zakończeniu 6-miesięcznej ulgi, należy zarejestrować się do składek pełnych, preferencyjnych oraz zdrowotnych.
Rejestracja firmy a zakładanie konta bankowego
Założenie związanego z działalnością konta bankowego umożliwia dokumentację wszystkich obrotów gospodarczych. Obligatoryjnym zadaniem właściciela firmy jest wywiązywanie się z rozliczeń podatkowych i składkowych za pomocą określonego konta. Proces zakładania go składa się z wizyty w banku wraz z wpisem do CEIDG oraz dowodem tożsamości. Czynność tę wykonujemy już po rejestracji firmy.
Żeby złożyć wniosek, udajemy się do banku, gdzie podajemy informacje, takie jak: nazwa firmy, adres i numery identyfikacyjne. Sam przedsiębiorca nie jest zobligowany do posiadania rachunku bankowego, jednak przelewy powyżej 15 000 zł muszą być wykonywane na konta umieszczone na białej liście, przy czym są to tylko rachunki firm.
Na wniosku CEIDG informujemy Urząd Skarbowy o powstaniu rachunku bankowego. Na oddzielnym mikrorachuunku podatkowym od 1 stycznia 2020 roku należy umieszczać należności podatkowe związane z PIT, CIT i VAT. Informację na temat tego rachunku możemy uzyskać w Urzędzie Skarbowym lub stworzyć go z pomocą strony podatki.gov.pl.
Kolejnym krokiem jest dostarczenie do urzędu gminy / miasta wniosku o zmianę wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej wraz z numerem firmowym konta bankowego. Jeśli nie dokonało się tego wcześniej, składamy też wniosek o podmiot prowadzący dokumentację rachunkową oraz adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy.
Inne przydatne informacje w zakładaniu przedsiębiorstwa
Przed rejestracją firmy musimy upewnić się, że planowany przez nas rodzaj działalności nie wymaga koncesji, licencji lub innych zezwoleń. Takie trzeba uzyskać przez założeniem działalności. Koncesja jest związana z uzyskaniem pozwolenia określonego ministra i jest decyzją administracyjną, która wiąże się z postępowaniem administracyjnym.
Obowiązek posiadania kas fiskalnych jest nałożony na przedsiębiorców, takich jak: fryzjerzy, kosmetyczki czy wulkanizatorzy. Takich kas musimy używać od pierwszej transakcji w imieniu firmy.
Chcesz wiedzieć więcej lub potrzebujesz pomocy? Sprawdź: https://www.ifirma.pl/rejestracja-firmy